Interessierte Schüler:innen abgebender Schulen melden sich online an, die Abteilungsleitung ordnet sie einer Klasse und einem Termin zu und informiert sie per E-Mail – alles an einem Ort, ohne Tabellen und Einzelmails von Hand.
Die Schüler:innen tragen Daten, Wunschprofil und zwei Terminwünsche selbst im Formular ein. Die angebotenen Termine hängen vom gewählten Profil ab.
Alle Anmeldungen des laufenden Schuljahres stehen in einer Liste, die sich nach Profil, Standort, Schule und Zuordnungsstand filtern lässt.
Zuerst wird die Klasse gewählt, danach Termin und Uhrzeit aus den für diese Klasse hinterlegten Terminen. Die Kapazität einer Klasse ist ein Richtwert und darf überschritten werden.
Die Terminübersicht gruppiert alle zugeordneten Personen nach Klasse und Termin. Muss ein Tag verschoben werden, lässt sich die ganze Gruppe auf einmal umbuchen und benachrichtigen.
📅 TerminübersichtDie Infomail geht per Knopfdruck an alle zugeordneten Personen. Platzhalter wie Name, Termin und Klasse werden pro Empfänger:in ersetzt, der Stundenplan der Klasse hängt als Datei an.
Vor jedem neuen Durchlauf müssen die Klassen und ihre Termine angepasst werden – das Anmeldeformular selbst muss dafür nicht bearbeitet werden, es aktualisiert sich automatisch. Die Einstellungen sind in drei Bereiche gegliedert:
| Anlass | Empfänger:in | Inhalt |
|---|---|---|
| Neue Anmeldung | Schüler:in Zuständigkeit des Profils | Bestätigung der eingetragenen Daten bzw. Hinweis auf die neue Anmeldung |
| Zuordnung oder Terminänderung | betroffene Person | Änderungsmail mit Klasse, Termin, Uhrzeit und – falls hinterlegt – dem Stundenplan als Anhang |
| Infomail (Knopfdruck) | alle zugeordneten Personen | frei formulierbarer Text mit Platzhaltern, Stundenplan als Anhang |