====== Orientierungstage ======

Orientierungstage im beruflichen Gymnasium

Interessierte Schüler:innen abgebender Schulen melden sich online an, die Abteilungsleitung ordnet sie einer Klasse und einem Termin zu und informiert sie per E-Mail – alles an einem Ort, ohne Tabellen und Einzelmails von Hand.

📝 Zum Anmeldeformular 📋 Zur Auswertung
===== Der Ablauf im Überblick =====
1 Schüler:innen

Anmelden

Die Schüler:innen tragen Daten, Wunschprofil und zwei Terminwünsche selbst im Formular ein. Die angebotenen Termine hängen vom gewählten Profil ab.

  • Bestätigungsmail an die angemeldete Person
  • Benachrichtigung an die Zuständigkeit des Profils
📝 Anmeldeformular
2 Abteilungsleitung

Sichten

Alle Anmeldungen des laufenden Schuljahres stehen in einer Liste, die sich nach Profil, Standort, Schule und Zuordnungsstand filtern lässt.

  • ✅ = vollständig zugeordnet
  • ❌ = Klasse, Termin oder Uhrzeit fehlt noch
📋 Auswertung
3 Abteilungsleitung

Zuordnen

Zuerst wird die Klasse gewählt, danach Termin und Uhrzeit aus den für diese Klasse hinterlegten Terminen. Die Kapazität einer Klasse ist ein Richtwert und darf überschritten werden.

  • Jede Änderung löst automatisch eine Änderungsmail aus
👥 Zuordnung
4 Abteilungsleitung

Termine im Blick behalten

Die Terminübersicht gruppiert alle zugeordneten Personen nach Klasse und Termin. Muss ein Tag verschoben werden, lässt sich die ganze Gruppe auf einmal umbuchen und benachrichtigen.

📅 Terminübersicht
5 Abteilungsleitung

Informieren

Die Infomail geht per Knopfdruck an alle zugeordneten Personen. Platzhalter wie Name, Termin und Klasse werden pro Empfänger:in ersetzt, der Stundenplan der Klasse hängt als Datei an.

  • Texte von Info- und Änderungsmail sind anpassbar
✉️ Infomail
Zugriff Auswertung, Zuordnung, Terminübersicht, Infomail, Einstellungen und Archiv sind per Zugriffsverwaltung auf Abteilungsleitung und Teamleitung beschränkt, da dort personenbezogene Daten der Bewerber:innen einsehbar sind. Nur das Anmeldeformular ist öffentlich.
===== Jährliche Vorbereitung ===== Vor jedem neuen Durchlauf müssen die Klassen und ihre Termine angepasst werden – das Anmeldeformular selbst muss dafür nicht bearbeitet werden, es aktualisiert sich automatisch. Die Einstellungen sind in drei Bereiche gegliedert:
  1. Klassen verwalten
    Pro Profil eine oder mehrere Klassen anlegen oder bestehende bearbeiten: Name, Termine (ein Termin pro Zeile), Kapazität als Richtwert und optional der Stundenplan als PDF oder Bild.
  2. Zuständigkeiten
    Für jedes Profil eine E-Mail-Adresse (und optional CC) hinterlegen. Nur diese Adresse wird bei einer Neuanmeldung für das Profil benachrichtigt und ist die Antwortadresse der Mails an die Schüler:innen. Ohne Eintrag gibt es keine Benachrichtigung.
  3. Profile ändern
    Nur nötig, wenn sich das Angebot der Profile ändert. Jedes Profil trägt den Standort in Klammern am Ende, daran erkennt das System den Standort für die Auswertung.
⚙️ Zu den Einstellungen
===== Wer bekommt wann welche E-Mail? =====
AnlassEmpfänger:inInhalt
Neue AnmeldungSchüler:in
Zuständigkeit des Profils		Bestätigung der eingetragenen Daten bzw. Hinweis auf die neue Anmeldung
Zuordnung oder Terminänderungbetroffene PersonÄnderungsmail mit Klasse, Termin, Uhrzeit und – falls hinterlegt – dem Stundenplan als Anhang
Infomail (Knopfdruck)alle zugeordneten Personenfrei formulierbarer Text mit Platzhaltern, Stundenplan als Anhang
Datenschutz Anmeldungen werden verschlüsselt gespeichert, getrennt nach Schuljahr. Vergangene Schuljahre lassen sich im Archiv nachschlagen, aber nicht mehr bearbeiten. Drei Jahre nach Ende eines Schuljahres werden die Anmeldungen automatisch gelöscht.
Erstellt am: 2026/09/15 · Überarbeitet am: 2026/10/05
Prozessverantwortlich: Till Gades till-niels.gades@bbz-rd-eck.de