====== Anleitung für Lehrkräfte: Einschulungsbogen ======

📘 Diese Seite erklärt, wie du als Klassenleitung die Angaben deiner Klasse prüfst, korrigierst und an die Schulverwaltung weitergibst. Sie ist eine reine Informationsseite und wird nicht automatisch neu geschrieben — du darfst und sollst sie bei Bedarf selbst anpassen (z. B. um eigene Bildschirmfotos zu ergänzen).

===== Zwei Workflows am Einschulungstag =====

Es gibt zwei unterschiedliche Wege, wie eine Klasse am Einschulungstag erfasst werden kann. Welcher passt, hängt davon ab, wie viel Zeit am Einschulungstag selbst zur Verfügung steht.

{{ :anleitungen_lul:workflow_einschulung.svg?1000 |Grafischer Ablauf der beiden Workflows: Vollerfassung und Schnellerfassung}} ==== Workflow 1: Vollerfassung (Normalfall) ==== ✅ empfohlen im Normalfall - Am Einschulungstag erfassen die Schüler:innen **alle** Angaben vollständig im Erfassungsbogen. - Die Lehrkraft versendet die Daten direkt: CSV an die IT, vollständige Angaben (MDB) ans Schulbüro. - Im Anschluss **prüft** die Lehrkraft die eingegangenen Daten und **korrigiert** sie bei Bedarf (siehe Abschnitte 4–6 unten). - Waren Korrekturen nötig, sendet die Lehrkraft diese Änderungen als Nachtrag ans Schulbüro. Dort werden sie **händisch** in WinSCHOOL nachgetragen. - Erst wenn die Lehrkraft alles geprüft **und** die nötigen Zeugnisse/IHK-Nachweise eingesammelt hat, bestätigt sie das — dafür geht **nur diese Bestätigung** für die Akten ans Schulbüro, kein erneuter Datenversand. ==== Workflow 2: Schnellerfassung (nur Name zuerst) ==== ⏱️ für Eilfälle - Am Einschulungstag werden zunächst **nur Vor- und Nachname** erfasst. - Diese Minimal-Angaben gehen umgehend an IT und Schulbüro, damit z. B. Benutzerkonten schnell angelegt werden können. - Die restlichen Angaben werden zu einem **späteren Zeitpunkt** vervollständigt. - Diese Vervollständigung wird als Änderung ans Schulbüro übertragen.

⚠️ Achtung, erheblicher Mehraufwand: WinSCHOOL lässt für bereits angelegte Datensätze kein Update/Reimport zu. Bei diesem Workflow müssen die nachträglichen Änderungen im Schulbüro händisch nachgetragen werden, statt einfach importiert zu werden.

💡 Empfehlung: Workflow 1 nutzen, wenn am Einschulungstag genug Zeit für die vollständige Erfassung ist — das spart dem Schulbüro spürbar Arbeit. Workflow 2 ist für Einzelfälle gedacht, bei denen z. B. IT-Konten sofort stehen müssen.

===== Überblick über den Ablauf =====

Klasse anlegen

SuS füllen Erfassungsbogen aus

Lehrkraft prüft Angaben

bei Bedarf korrigieren

Klasse sperren

Daten versenden

Wichtig: Die Reihenfolge von Prüfen und Sperren ist wichtig: Bögen lassen sich erst nachdem die Klasse gesperrt wurde korrigieren (mehr dazu unter „Eine Klasse sperren/entsperren“). Das Sperren betrifft nur neue Angaben – bereits eingegangene Bögen bleiben davon unberührt.

===== 1. Die Klassenübersicht ===== 👩‍🏫 Lehrkraft Ausgangspunkt ist die Seite **„Klassenübersicht“** (''einschulung:klassenuebersicht''). Sie zeigt vier farbige Buttons: * 🗂️ **Klassen verwalten** — Klassen anlegen und öffnen * 🗑️ **Klassen löschen** — eine Klasse in den Papierkorb verschieben * ♻️ **Klassen wiederherstellen** — eine Klasse aus dem Papierkorb zurückholen * 🔄 **Seite neu laden** — aktuellen Stand anzeigen

Screenshot: Klassenübersicht mit den vier Buttons — Klassenübersicht mit den vier Buttons

Darunter steht eine kurze Zusammenfassung (Anzahl Klassen, Anzahl Bögen insgesamt) sowie eine durchsuchbare Tabelle aller Klassen. Diese Seite aktualisiert sich von selbst, sobald ein Bogen eingeht oder sich an einer Klasse etwas ändert - Änderungen von Hand gehen dabei verloren. ===== 2. Eine Klasse anlegen ===== 👩‍🏫 Lehrkraft Auf **„Klassen verwalten“** oben das Feld „Neue Klasse“ ausfüllen (z. B. „BFS 1a“) und auf „Klasse anlegen“ klicken. Die Klasse steht danach sofort im Erfassungsbogen zur Auswahl - deine Schülerinnen und Schüler können ab jetzt ihre Angaben abschicken. Darunter zeigt eine Tabelle alle bereits angelegten Klassen mit Bogenzahl und Status (**offen** oder **gesperrt**). Über den Button **„Öffnen“** einer Zeile gelangst du zur Detailseite genau dieser Klasse.

Screenshot: Klassen verwalten mit Anlegen-Formular und Klassenliste — Klassen verwalten mit Anlegen-Formular und Klassenliste

Jede Klasse hat ihre eigene, dauerhafte Seite (**„Klasse Details“**) - das ist wichtig, wenn mehrere Lehrkräfte gleichzeitig arbeiten: schaust du gerade Klasse X an, während eine Kollegin oder ein Kollege zeitgleich Klasse Y öffnet, seht ihr trotzdem jede:r die eigene Klasse und nie versehentlich die des anderen. ===== 3. Der Erfassungsbogen aus Schüler:innen-Sicht ===== 🎓 Schüler:innen Deine Schülerinnen und Schüler finden den Bogen unter **„Angaben für die Schulverwaltung“** (''einschulung:angaben_schulverwaltung''). Das Feld „Klasse“ zeigt dort nur Klassen an, die du angelegt und noch nicht gesperrt hast. Nach dem Absenden bekommen sie eine Vorgangsnummer und - falls eingerichtet - eine Bestätigungsmail.

Screenshot: Erfassungsbogen aus Sicht der Schüler:innen — Erfassungsbogen aus Sicht der Schüler:innen (vollständige Ansicht)

===== 4. Eine Klasse prüfen ===== 👩‍🏫 Lehrkraft Auf der Detailseite **„Klasse Details“** einer Klasse (erreichbar über „Öffnen“ auf „Klassen verwalten“) siehst du unter der Sperren/Entsperren- Schaltfläche eine Tabelle mit allen bisher eingegangenen Bögen dieser Klasse: Vorgangsnummer, Nachname, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail, Ausbildungsbetrieb, Ausbildungsberuf und der **Prüfstand** (vollständig / unvollständig - fehlende Pflichtangaben werden namentlich genannt).

Screenshot: Klasse Details einer noch offenen Klasse mit Prüf-Übersicht — Klasse Details einer noch offenen Klasse mit Prüf-Übersicht

Über das Suchfeld und das Prüfstand-Dropdown oberhalb der Tabelle lässt sich die Liste eingrenzen, ohne die Seite neu zu laden. ===== 5. Eine Klasse sperren/entsperren ===== 👩‍🏫 Lehrkraft Ganz oben auf „Klasse Details“ steht ein Hinweis mit Button: * **„Sperren“**, solange die Klasse noch offen ist - sperrt nur *neue* Angaben, damit nicht nachträglich noch jemand unbemerkt einen Bogen hinzufügt, während du prüfst. * **„Entsperren“**, sobald die Klasse gesperrt ist - gibt sie wieder für neue Angaben frei, falls doch noch jemand fehlt.

Solange eine Klasse nicht gesperrt ist, zeigt die Seite anstelle der Korrektur-Möglichkeit einen deutlichen gelben Hinweis: „Bogen-Korrektur ist noch nicht möglich.“ Das ist so gewollt (siehe nächster Abschnitt).

===== 6. Einen Bogen korrigieren ===== 👩‍🏫 Lehrkraft Bogen-Korrektur ist **erst möglich, nachdem die Klasse gesperrt wurde**. Grund: solange noch neue Bögen eingehen können, könnte eine Korrektur mit einer gerade erst eintreffenden Anmeldung kollidieren, und die Liste wäre ohnehin noch nicht vollständig. Ist die Klasse gesperrt, wird jede Vorgangsnummer in der Prüf-Übersicht zu einem anklickbaren Button. Ein Klick öffnet eine eigene, vorausgefüllte Korrekturseite für genau diesen einen Bogen:

Screenshot: Zwischenseite nach dem Laden eines Bogens — Zwischenseite nach dem Laden eines Bogens, mit Button „Jetzt korrigieren“ zum eigentlichen Korrekturformular

- Nur die falschen Angaben ändern - alles andere kommt unverändert wieder rein. - Auch die Klasse selbst lässt sich hier ändern, z. B. um einen Schreibfehler zu korrigieren; der Bogen wird beim Speichern automatisch der neuen Klasse zugeordnet. - Unten entweder **„Speichern“** oder, ganz ohne etwas zu ändern, **„Abbrechen, nichts speichern“** wählen. - Diese Seite existiert nur für diesen einen Korrekturvorgang und wird danach automatisch gelöscht - ein erneuter Aufruf zeigt „Diese Seite gibt es noch nicht“.

Wird ein Bogen bereits bearbeitet? Öffnest du eine Vorgangsnummer, die gerade schon in einer anderen, noch offenen Korrektursitzung bearbeitet wird, erscheint zusätzlich eine gelb hervorgehobene Warnung mit Anmeldename und Beginnzeit der laufenden Bearbeitung. Das ist ein Hinweis, kein Verbot – sprecht euch in diesem Fall kurz ab, damit keine der beiden Änderungen versehentlich die andere überschreibt.

===== 7. Daten versenden ===== 👩‍🏫 Lehrkraft Ganz unten auf „Klasse Details“ steht der Versand-Abschnitt. Mit dem Absenden bestätigst du, dass die oben angezeigten Angaben geprüft sind. Mindestens eine der vier Versandarten auswählen: * **An die IT senden** — CSV mit ausschließlich Nachname und Vorname, für die Anlage der Benutzerkonten. * **Ans Sekretariat senden** — die vollständigen Angaben der Klasse als Access-Datenbank (.mdb), für den direkten Import. * **Als CSV an mich selbst senden** — die vollständigen Angaben als CSV, für den eigenen Access-Import. * **Als PDF an mich selbst senden** — dieselben Angaben, aber je Bogen eine gut lesbare Seite zum Kontrollieren.

Screenshot: Versand-Abschnitt mit den vier Versandarten — Versand-Abschnitt mit den vier Versandarten

Die eigene E-Mail-Adresse ist vorausgefüllt, lässt sich bei Bedarf aber anpassen. ===== 8. Eine Klasse löschen / wiederherstellen ===== 👩‍🏫 Lehrkraft Über **„Klassen löschen“** auf der Klassenübersicht eine Klasse auswählen und löschen - sie landet dabei zunächst nur im **Papierkorb**, nicht sofort endgültig.

Screenshot: Klassen löschen mit Auswahl und Papierkorb — Klassen löschen mit Auswahl und Papierkorb

Innerhalb von 48 Stunden lässt sie sich über **„Klassen wiederherstellen“** komplett zurückholen (alle Bögen, keine Datenverluste). Danach wird sie beiläufig endgültig gelöscht.

Screenshot: Klassen wiederherstellen mit Papierkorb-Inhalt — Klassen wiederherstellen mit Papierkorb-Inhalt

===== Häufige Fragen =====

„Ich kann keine Vorgangsnummer anklicken.“

Die Klasse ist noch nicht gesperrt. Erst „Sperren“ klicken, dann erscheinen die Korrektur-Buttons.

„Beim Laden eines Bogens erscheint eine gelbe Warnung.“

Jemand anderes bearbeitet diesen Bogen möglicherweise gerade. Kurz absprechen, bevor gespeichert wird.

„Ich sehe plötzlich eine andere Klasse als erwartet.“

Sollte nicht mehr passieren: jede Klasse hat eine eigene, feste Seite (einschulung:klasse_details:<Klassenname>). Prüf im Zweifel die Überschrift der Seite.

„Ich habe eine Klasse versehentlich gelöscht.“

Innerhalb von 48 Stunden über „Klassen wiederherstellen“ zurückholen.

„Warum kann ich das Erfassungsformular nicht sehen/aufrufen?“

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===== Datenschutz =====

🔒 Die angezeigten und versendeten Daten enthalten personenbezogene Angaben (u. a. Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten). Bitte nur an die vorgesehenen Stellen (IT, Sekretariat, eigene, dienstliche Adresse) versenden und Bögen nicht unnötig offen liegen lassen.

---- //Hinweis für die Wiki-Verwaltung: Diese Seite ist bewusst statisch - sie kann unter einer Adresse wie// ''einschulung:anleitung_lehrkraefte'' //ins Wiki hochgeladen und mit derselben Zugriffsbeschränkung wie die übrigen Lehrkräfte-Seiten versehen werden (siehe docs/einbau.md, Abschnitt „Zugriffsrechte im Wiki“). Die Bildschirmfotos oben lassen sich im Medienmanager (Namensraum// ''anleitungen_lul'' //) durch eigene ersetzen oder die jeweiligen HTML-Blöcke ganz entfernen.// Erstellt am: 2026/08/25 14:18 Prozessverantwortlich: Till Gades [[till-niels.gades@bbz-rd-eck.de]]