anleitungen_lul:angaben_fuer_die_schulverwaltung [Wiki des BBZ Rendsburg-Eckernförde]

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====== Anleitung für Lehrkräfte: Einschulungsbogen ======

Diese Seite erklärt, wie du als Klassenleitung die Angaben deiner Klasse
prüfst, korrigierst und an die Schulverwaltung weitergibst. Sie ist eine
reine Informationsseite und wird **nicht** automatisch neu geschrieben - im
Gegensatz zu den übrigen Seiten dieses Bereichs darfst und sollst du sie bei
Bedarf selbst anpassen (z. B. um Bildschirmfotos eurer eigenen Installation
zu ergänzen).

===== Überblick über den Ablauf =====

  - Du legst eine **Klasse** an.
  - Deine Schülerinnen und Schüler füllen jede:r für sich den **Erfassungsbogen**
    aus.
  - Du **prüfst** die eingegangenen Angaben in der Klassenübersicht.
  - Fehlt noch jemand oder ist etwas falsch: du wartest bzw. **korrigierst**
    einzelne Bögen.
  - Sind alle Angaben vollständig und geprüft, **sperrst** du die Klasse für
    weitere neue Angaben.
  - Du **versendest** die Daten an IT und/oder Sekretariat.

Die Reihenfolge von Prüfen und Sperren ist wichtig: Bögen lassen sich erst
**nachdem** die Klasse gesperrt wurde korrigieren (mehr dazu unter
"Eine Klasse sperren/entsperren"). Das Sperren betrifft nur *neue* Angaben -
bereits eingegangene Bögen bleiben davon unberührt.

===== 1. Die Klassenübersicht =====

Ausgangspunkt ist die Seite **„Klassenübersicht“**
(''einschulung:klassenuebersicht''). Sie zeigt vier farbige Buttons:

  * 🗂️ **Klassen verwalten** — Klassen anlegen und öffnen
  * 🗑️ **Klassen löschen** — eine Klasse in den Papierkorb verschieben
  * ♻️ **Klassen wiederherstellen** — eine Klasse aus dem Papierkorb zurückholen
  * 🔄 **Seite neu laden** — aktuellen Stand anzeigen

{{ :anleitungen_lul:screenshot_klassenuebersicht.png?600 |Screenshot: Klassenübersicht mit den vier Buttons}}

Darunter steht eine kurze Zusammenfassung (Anzahl Klassen, Anzahl Bögen
insgesamt) sowie eine durchsuchbare Tabelle aller Klassen. Diese Seite
aktualisiert sich von selbst, sobald ein Bogen eingeht oder sich an einer
Klasse etwas ändert - Änderungen von Hand gehen dabei verloren.

===== 2. Eine Klasse anlegen =====

Auf **„Klassen verwalten“** oben das Feld „Neue Klasse“ ausfüllen (z. B.
„BFS 1a“) und auf „Klasse anlegen“ klicken. Die Klasse steht danach sofort
im Erfassungsbogen zur Auswahl - deine Schülerinnen und Schüler können ab
jetzt ihre Angaben abschicken.

Darunter zeigt eine Tabelle alle bereits angelegten Klassen mit Bogenzahl
und Status (**offen** oder **gesperrt**). Über den Button **„Öffnen“** einer
Zeile gelangst du zur Detailseite genau dieser Klasse.

{{ :anleitungen_lul:screenshot_klassen_verwalten.png?600 |Screenshot: Klassen verwalten mit Anlegen-Formular und Klassenliste}}

Jede Klasse hat ihre eigene, dauerhafte Seite (**„Klasse Details“**) - das
ist wichtig, wenn mehrere Lehrkräfte gleichzeitig arbeiten: schaust du
gerade Klasse X an, während eine Kollegin oder ein Kollege zeitgleich Klasse
Y öffnet, seht ihr trotzdem jede:r die eigene Klasse und nie versehentlich
die des anderen.

===== 3. Der Erfassungsbogen aus Schüler:innen-Sicht =====

Deine Schülerinnen und Schüler finden den Bogen unter
**„Angaben für die Schulverwaltung“** (''einschulung:angaben_schulverwaltung'').
Das Feld „Klasse“ zeigt dort nur Klassen an, die du angelegt und noch nicht
gesperrt hast. Nach dem Absenden bekommen sie eine Vorgangsnummer und - falls
eingerichtet - eine Bestätigungsmail.

===== 4. Eine Klasse prüfen =====

Auf der Detailseite **„Klasse Details“** einer Klasse (erreichbar über
„Öffnen“ auf „Klassen verwalten“) siehst du unter der Sperren/Entsperren-
Schaltfläche eine Tabelle mit allen bisher eingegangenen Bögen dieser
Klasse: Vorgangsnummer, Nachname, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail,
Ausbildungsbetrieb, Ausbildungsberuf und der **Prüfstand** (vollständig /
unvollständig - fehlende Pflichtangaben werden namentlich genannt).

{{ :anleitungen_lul:screenshot_klasse_details_offen.png?600 |Screenshot: Klasse Details einer noch offenen Klasse mit Prüf-Übersicht}}

Über das Suchfeld und das Prüfstand-Dropdown oberhalb der Tabelle lässt sich
die Liste eingrenzen, ohne die Seite neu zu laden.

===== 5. Eine Klasse sperren/entsperren =====

Ganz oben auf „Klasse Details“ steht ein Hinweis mit Button:

  * **„Sperren“**, solange die Klasse noch offen ist - sperrt nur *neue*
    Angaben, damit nicht nachträglich noch jemand unbemerkt einen Bogen
    hinzufügt, während du prüfst.
  * **„Entsperren“**, sobald die Klasse gesperrt ist - gibt sie wieder für
    neue Angaben frei, falls doch noch jemand fehlt.

Solange eine Klasse **nicht** gesperrt ist, zeigt die Seite anstelle der
Korrektur-Möglichkeit einen deutlichen gelben Hinweis: „Bogen-Korrektur ist
noch nicht möglich.“ Das ist so gewollt (siehe nächster Abschnitt).

===== 6. Einen Bogen korrigieren =====

Bogen-Korrektur ist **erst möglich, nachdem die Klasse gesperrt wurde**.
Grund: solange noch neue Bögen eingehen können, könnte eine Korrektur mit
einer gerade erst eintreffenden Anmeldung kollidieren, und die Liste wäre
ohnehin noch nicht vollständig.

Ist die Klasse gesperrt, wird jede Vorgangsnummer in der Prüf-Übersicht zu
einem anklickbaren Button. Ein Klick öffnet eine eigene, vorausgefüllte
Korrekturseite für genau diesen einen Bogen:

{{ :anleitungen_lul:screenshot_bogen_korrigieren.png?600 |Screenshot: vorausgefülltes Korrekturformular eines einzelnen Bogens}}

  - Nur die falschen Angaben ändern - alles andere kommt unverändert wieder
    rein.
  - Auch die Klasse selbst lässt sich hier ändern, z. B. um einen
    Schreibfehler zu korrigieren; der Bogen wird beim Speichern automatisch
    der neuen Klasse zugeordnet.
  - Unten entweder **„Speichern“** oder, ganz ohne etwas zu ändern,
    **„Abbrechen, nichts speichern“** wählen.
  - Diese Seite existiert nur für diesen einen Korrekturvorgang und wird
    danach automatisch gelöscht - ein erneuter Aufruf zeigt „Diese Seite
    gibt es noch nicht“.

**Wird ein Bogen bereits bearbeitet?** Öffnest du eine Vorgangsnummer, die
gerade schon in einer anderen, noch offenen Korrektursitzung bearbeitet
wird, erscheint zusätzlich eine gelb hervorgehobene Warnung mit Anmeldename
und Beginnzeit der laufenden Bearbeitung. Das ist ein **Hinweis**, kein
Verbot - sprecht euch in diesem Fall kurz ab, damit keine der beiden
Änderungen versehentlich die andere überschreibt.

===== 7. Daten versenden =====

Ganz unten auf „Klasse Details“ steht der Versand-Abschnitt. Mit dem
Absenden bestätigst du, dass die oben angezeigten Angaben geprüft sind.
Mindestens eine der vier Versandarten auswählen:

  * **An die IT senden** — CSV mit ausschließlich Nachname und Vorname, für
    die Anlage der Benutzerkonten.
  * **Ans Sekretariat senden** — die vollständigen Angaben der Klasse als
    Access-Datenbank (.mdb), für den direkten Import.
  * **Als CSV an mich selbst senden** — die vollständigen Angaben als CSV,
    für den eigenen Access-Import.
  * **Als PDF an mich selbst senden** — dieselben Angaben, aber je Bogen
    eine gut lesbare Seite zum Kontrollieren.

{{ :anleitungen_lul:screenshot_versand.png?600 |Screenshot: Versand-Abschnitt mit den vier Versandarten}}

Die eigene E-Mail-Adresse ist vorausgefüllt, lässt sich bei Bedarf aber
anpassen.

===== 8. Eine Klasse löschen / wiederherstellen =====

Über **„Klassen löschen“** auf der Klassenübersicht eine Klasse auswählen
und löschen - sie landet dabei zunächst nur im **Papierkorb**, nicht sofort
endgültig. Innerhalb von 48 Stunden lässt sie sich über
**„Klassen wiederherstellen“** komplett zurückholen (alle Bögen, keine
Datenverluste). Danach wird sie beiläufig endgültig gelöscht.

===== Häufige Fragen =====

  * **„Ich kann keine Vorgangsnummer anklicken.“** — Die Klasse ist noch nicht gesperrt. Erst „Sperren“ klicken, dann erscheinen die Korrektur-Buttons.
  * **„Beim Laden eines Bogens erscheint eine gelbe Warnung.“** — Jemand anderes bearbeitet diesen Bogen möglicherweise gerade. Kurz absprechen, bevor gespeichert wird.
  * **„Ich sehe plötzlich eine andere Klasse als erwartet.“** — Sollte nicht mehr passieren: jede Klasse hat eine eigene, feste Seite (''einschulung:klasse_details:<Klassenname>''). Prüf im Zweifel die Überschrift der Seite.
  * **„Ich habe eine Klasse versehentlich gelöscht.“** — Innerhalb von 48 Stunden über „Klassen wiederherstellen“ zurückholen.
  * **„Warum kann ich das Erfassungsformular nicht sehen/aufrufen?“** — Für diese Seiten ist eine Anmeldung im Wiki mit Lehrkraft-Rechten nötig. Wende dich an die Wiki-Verwaltung, falls der Zugriff fehlt.

===== Datenschutz =====

Die angezeigten und versendeten Daten enthalten personenbezogene Angaben
(u. a. Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten). Bitte nur an die vorgesehenen
Stellen (IT, Sekretariat, eigene, dienstliche Adresse) versenden und Bögen
nicht unnötig offen liegen lassen.

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//Hinweis für die Wiki-Verwaltung: Diese Seite ist bewusst statisch - sie
kann unter einer Adresse wie// ''einschulung:anleitung_lehrkraefte'' //ins
Wiki hochgeladen und mit derselben Zugriffsbeschränkung wie die übrigen
Lehrkräfte-Seiten versehen werden (siehe docs/einbau.md, Abschnitt
„Zugriffsrechte im Wiki“). Die// ''{{ :einschulung:... }}'' //-Platzhalter
oben lassen sich durch eigene Bildschirmfotos ersetzen oder ganz entfernen.//

Erstellt am: 2026/08/25 14:18
Prozessverantwortlich: Till Gades [[till-niels.gades@bbz-rd-eck.de]]